Prozess nach Eingang eines Hinweises
Nach Eingang eines Hinweises sind von der internen Stelle konkrete Vorgaben einzuhalten. In erster Linie ist bei schriftlichen Hinweisen dem Hinweisgeber gemäß § 9 Abs 1 HSchG unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von sieben Tagen, eine schriftliche Eingangsbestätigung zu übermitteln.
Gemäß § 13 Abs 6 HSchG ist jeder eingegangene Hinweis auf seine Stichhaltigkeit zu prüfen. Ein Hinweis darf nicht leichtfertig aufgrund mangelnder Stichhaltigkeit abgelehnt werden. Stattdessen ist die interne oder externe Stelle zur weiteren Behandlung verpflichtet, sofern eine realistische Möglichkeit besteht, dass die im Hinweis enthaltenen Behauptungen zutreffend sein können.
Beurteilung eines Hinweises und Folgemaßnahmen
Hinweise auf schwerwiegende Rechtsverletzungen müssen der Unternehmensleitung vorgelegt werden. Die Unternehmensleitung ist lediglich über den eingegangenen Hinweis zu informieren, nicht jedoch über die Identität des Hinweisgebers, da diese vertraulich zu behandeln ist. Gemäß § 13 Abs 3 HSchG kann die Unternehmensleitung die interne Stelle mit Folgemaßnahmen betrauen oder ein eigenes Organ damit beauftragen.
Folgemaßnahmen umfassen bei Unternehmen grundsätzlich Maßnahmen, die im Rahmen einer internen Untersuchung ergriffen werden. Dazu gehören die Prüfung der Stichhaltigkeit des Hinweises, interne Nachforschungen, Ermittlungen oder die Einleitung, Durchführung oder Beendigung eines Verfahrens. Die Angemessenheit solcher Folgemaßnahmen muss stets anhand objektiver Kriterien bewertet werden und variiert je nach Fall und unter anderem je nach Art der verletzten Vorschrift.
Für die interne Untersuchung sind angemessene Ressourcen erforderlich. Auch der Faktor Zeit spielt bei internen Untersuchungen eine wichtige Rolle. Daher sollten entsprechende Untersuchungen im Bedarfsfall so rasch wie möglich eingeleitet und Beweise so schnell wie möglich gesichert werden, um das Risiko möglicher Verschleierungs- und Verdunkelungshandlungen zu reduzieren.
Neben der Sicherung und der Analyse von Dokumenten und Daten sind oftmals auch Mitarbeiterbefragungen notwendig. Die interne Stelle hat den Hinweisgeber auch um weitere Auskünfte zu ersuchen, wenn dies für die Einschätzung des Hinweises erforderlich ist. Nach Klärung des Sachverhalts können entsprechende rechtliche Maßnahmen eingeleitet werden. Dazu zählen beispielsweise eine Anpassung des Compliance-Management-Systems , zivilrechtliche Schritte oder die Einbringung einer Strafanzeige samt Privatbeteiligtenanschluss.
Mitteilung nach drei Monaten
Gemäß § 13 Abs 9 HSchG ist die interne Stelle verpflichtet, innerhalb von drei Monaten nach Erhalt eines Hinweises dem Whistleblower mitzuteilen, welche Folgemaßnahmen ergriffen wurden oder geplant sind, oder warum der Hinweis nicht weiter verfolgt wird. Dabei sind keine Details zu den Folgemaßnahmen bekanntzugeben, da dies vor allem in laufenden Untersuchungen das weitere Verfahren gefährden könnte und auch aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zulässig ist. Dennoch sollte die Verständigung des Hinweisgebers zumindest ein gewisses Maß an (abstrakter) Substanz enthalten, um zu vermeiden, dass dieser sich aus Frustration an externe Stellen wendet oder einen Hinweis gar veröffentlicht. Im Bedarfsfall sollte rechtlicher Rat eingeholt werden, um rechtliche Stolpersteine zu vermeiden.
